Ein als pdf-Dokument per E-Mail übermitteltes Widerspruchsschreiben wahrt nicht die Formvorgaben des § 70 Abs. 1 S. 1 VwGO. Dies gilt auch dann, wenn die Behörde das Dokument ausdruckt.
Für eine im Sinne dieser Vorschrift schriftliche Erhebung des Widerspruchs ist erforderlich, dass das Widerspruchsschreiben handschriftlich unterzeichnet ist. Wird ein eingescanntes Schreiben, das eine eingescannte handschriftliche Unterschrift enthält, per E-Mail übermittelt, handelt es sich hingegen nicht um ein schriftliches, sondern ein elektronisch übermitteltes Widerspruchsschreiben. Soweit die Klägerin meint, es handele sich um ein „eigenhändig unterschriebenes Dokument im PDF-Format“ und „nicht bloß um eine eingescannte Unterschrift“, ergibt sich daraus nichts anderes. Ob ein elektronisch erstelltes Dokument ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und zwecks Versands per E-Mail als Ganzes wieder eingescannt wird oder ob eine einmal eingescannte Unterschrift unmittelbar in ein elektronisches Dokument eingefügt und dieses Dokument ohne Ausdruck als Zwischenschritt per E-Mail versendet wird, macht insoweit keinen Unterschied. Denn bei dem per E-Mail übermittelten Dokument handelt es sich in jedem Fall um ein elektronisches Dokument, das selbst nicht handschriftlich unterzeichnet wurde, sondern lediglich eine – entweder auf einem Ausdruck des Dokuments oder separat als Vorlage zum Einfügen getätigte – eingescannte Unterschrift wiedergibt.
Die für eine zulässige elektronische Widerspruchserhebung geltenden Anforderungen sind in § 70 Abs. 1 S. 1 VwGO abschließend geregelt. Ein elektronischer Widerspruch muss danach entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 3a Abs. 2 VwVfG versehen sein oder unter Einhaltung der schriftformersetzenden Voraussetzungen des § 3a Abs. 3 VwVfG oder des § 9a Abs. 5 OZG – etwa über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (§ 3a Abs. 3 Nr. 2 lit. a VwVfG) – erhoben werden.
Das soll nach einer Entscheidung des VG Hamburg (Beschluss vom 14.08.2025 – 21 K 1825/25) sogar dann gelten, wenn die Widerspruchsbehörde in der Sache entscheidet, ohne sich auf die Unzulässigkeit zu berufen.
Hinweis für die Praxis: Es handelt sich bei dieser Entscheidung zwar um einen Fall mit einer Beamtin, die gegen die Beihilfestelle vorgeht, dennoch sind die dort aufgeführten Argumente des Gerichts auch für andere Fallkonstellationen wie z.B. bei Widersprüchen gegen Bescheide der Kassenärztlichen Vereinigung oder der Ärztekammer anwendbar. Wenn Sie einen solchen Bescheid erhalten, sollten Sie immer die damit verbundene Rechtsmittelbelehrung –meist am Ende des Bescheides- lesen und beachten. Wird ein Widerspruch nicht form- und fristgerecht eingereicht, ist es nur in ganz seltenen Fällen möglich, gegen den Bescheid vorzugehen.